چگونه در بحران کرونا به کارهای اداری خود رسیدگی کنیم

سخن ابتدایی: درسی از گذشته

بحران کرونا ویروس جدید به خوبی نشان داد که تا چه حد در این سال‌ّها در شکل‌گیری دولت الکترونیک ضعیف عمل شده است. شاید شما هم به خوبی به خاطر داشته باشید که در چندین سال قبل تا چه میزان بر طبل دولت الکترونیک و لزوم آن صحبت می‌شد. بسیاری از ادارات و نهادهای دولتی در این سال‌ها اقدامات بسیار زیادی را در این راستا انجام دادند و هر یک سعی داشتند تا نشان دهند که بیش از دیگر نهادها موفق به انجام این کار شدند. اما واقعیت نشان داد که این اقدامات تا حد زیادی تنها جنبه‌ی تبلیغاتی داشت و در بسیاری از موارد نیاز حضوری شهروندان و کاغذبازی‌ها کم نشد و تنها اقدامات الکترونیک هم به آن‌ها اضافه شد.

بیشتر بخوانید: مشاهده سوابق بیمه تامین اجتماعی با موبایل

ناگفته نماند که اقداماتی نظیر واگذاری بسیاری از مسئولیت‌های دولتی به بنگاه‌های خصوصی در بعضی از قسمت‌ها تا حد زیادی موفق و ثمربخش بود. به عنوان نمونه دفاتر پیشخوان دولت و دفاتر پلیس+۱۰ را در نظر بگیرید. ولی آیا این رویه در بخش‌های دیگری همچون تامین اجتماعی هم رعایت شد؟

سخن دوم: یافتن فرصت‌های موجود

در همین ساختار فرسوده و عریض و طویل دولتی و جاه‌طلب خصوصی هم فرصت‌های بسیاری نهفته است. به عنوان نمونه دفاتر پیشخوان را در نظر بگیرید. با وجود اینکه هم‌اکنون هم این دفاتر خدماتی زیادی را ارائه می‌دهند، ولی ظرفیت ساختاری آن‌‌ها توانایی پاسخگویی به خدماتی بسیار بیشتر از این را هم دارا است.

اجازه دهید بیشتر توضیح دهم. در سالی که به انتهای آن رسیده‌ایم اتفاقی جالب در این دفاتر به وقوع پیوست که کمتر کسی از آن خبردار شد. یک شرکت خصوصی و متشکل از نیروهای جوان با نام «آسان‌ثبت» که در زمینه‌ی سامانه‌های حقوقی و اداریِ الکترونیک و هوشمند متخصص است توانست چندین خدمت جدید را به تمام دفاتر پیشخوان کشور اضافه کند. این خدمات که شامل خدمات ثبتی و حقوقی همچون اخذ جواز تاسیس، ثبت برند و ثبت شرکت است به خوبی نشان داد که تا چه حد مردم ایران تشنه‌ی تغییر ساختارهای سنتی اداری و کاغذبازی‌های آن و تبدیل به ساختاری مدرن هستند.

سخن سوم؛ نیاز به سامانه‌های الکترونیک یکپارچه

مشکل دیگری که در ساختارهای الکترونیک اداری وجود دارد عدم یکپارچگی آنها است. فرض کنید که مسئولین یک شرکت خصوصی برای دریافت دفاتر پلمب مالیاتی خود از سامانه‌ی دولتی مرتبط استفاده می‌کنند. ولی همین افراد اگر بخواهند اقدام به استعلام بدهی مالیاتی یک شرکت کنند به احتمال زیاد دچار سردرگمی خواهند شد. زیرا یک مرجع آنلاین یکپارچه وجود ندارد که بتوان همه‌ی خدمات مرتبطِ دولت الکترونیک را در آن یافت.

مثال دیگر اینکه شرکت‌ها نیاز دارند تا در مقاطع مختلف اقدام به چاپ آگهی در روزنامه رسمی و روزنامه‌های کثیرالانتشار کنند. همانطور که پیداست این دو خدمت به هم مرتبط هستند و مخاطب مشترکی دارند. ولی سامانه‌ّای الکترونیک هر کدام کاملا مجزا است. سامانه‌ی انتشار آگهی در روزنامه‌ی رسمی متعلق به نهاد روزنامه رسمی و سامانه‌ی ثبت آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار متعلق به اداره پست است. این عدم یکپارچگی، مشکلات و دردسرهای زیادی را ایجاد می‌کند که منتج به ناکارآمدی دولت الکترونیک می‌شوند.

سخن چهارم؛ بهره‌گیری از شرکت‌های نوظهور و کارا

ماهیت کسب‌وکارهای مدرن بر این مبنا است که بتوانند به طور کارا مشکلی را حل کنند. امروزه در ایران، علارغم مشکلات عدیده، شرکت‌های مختلفی پا گرفته‌اند که هر کدام حل یک چالش فراگیر را هدف گرفته‌اند. این مجموعه‌های خصوصی با پیروی از روند روز جهان و آموزه‌های نوین کسب‌وکار، مشتری را مبنای کار خود قرار داده‌اند و بجای تلاش برای تبلیغ و نمایش مشتری-محوری، این ایده را به ریشه‌های خود پیوند زده‌اند.

حوزه‌ی خدمات مرتبط با امور حقوقی، ثبتی و به طور کلی دولت الکترونیک هم از این قاعده مستثنی نمانده است. به عنوان نمونه شرکت «آسان‌ثبت» به عنوان پیشروی این حوزه توانسته است تا در این سال‌ها ثابت کند که می‌توان به خوبی از ظرفیت‌های اینترنت استفاده کرد. «آسان‌ثبت» محوریت کار خود یکپارچه‌سازی سامانه‌های هوشمندی قرار داده است که پیش از این یا به این شکل وجود نداشته‌اند و یا اگر وجود داشتند از رابط کابری نامناسبی بهره‌مند بودند. با نگاه به لیست سامانه‌های هوشمند آسان‌ثبت به راحتی می‌توان دریافت که تا چه حد در زمینه‌ی یکپارچه‌سازی خدمات دولت الکترونیک موفق بوده است:

• خدمات اقدامات ضروری شرکت همچون سامانه‌های هوشمند ختم تصفیه، دریافت دفاتر پلمب مالیاتی، اصلاح کد پستی، تصویب تراز مالیاتی و غیره.
• خدمات ثبتی همچون سامانه‌های هوشمند ثبت شرکت، برند، طرح صنعتی و غیره.
• خدمات مرتبط با روزنامه‌های رسمی و کثیرالانتشار همچون سامانه‌های هوشمند درج آگهی در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار و انجام کلیه‌ی استعلامات مرتبط.
• خدمات مرتبط با استعلامات همچون سامانه‌های هوشمند استعلام بدهی مالیاتی، استعلام اطلاعات شرکت‌ها و غیره.
• خدمات مرتبط با بانک‌های اطلاعاتی همچون سامانه‌های هوشمند بانک اطلاعاتی مالکیت معنوی، آگهی شرکت‌ها و غیره.
• خدمات عمومی همچون سامانه هوشمند درج آگهی مفقودی.

و چندین و چند سامانه‌ی دیگر که همه‌ی آنها در یک وبسایت (AsanSabt.com) یکپارچه شده‌اند.

با نگاه به چنین وبسایت‌ّهایی و تجربه‌ی استفاده از خدمات آن‌ها می‌توان به راحتی دریافت که چرا تبعات منفی چالشی همچون ویروس کرونا می‌تواند در حوزه‌های اقدامات اداری و سازمانی به حداقل برسد.

سخن آخر؛ عیب می جمله چو گفتی هنرش نیز بگو

یک بیماری اپیدمیک همچون ویروس کرونای جدید هزینه‌های اجتماعی و مالی بسیار سنگین و غیر قابل جبرانی را در پی دارد. ولی فراموش نکنید که طبق نظر کارشناسان حوزه‌ی بیماری‌های اپیدمیک، این آخرین مورد از موارد مشابه نیست.

فارغ از اینکه ساختارهای بوروکراتیک دولتی همت کافی را برای ورود به عصر الکترونیک داشته باشند یا نه، شرکت‌های خصوصی ناچار به طی این روند هستند. از این پس هر کسب‌وکاری که استفاده از سامانه‌های الکترونیک، دورکاری نیروی کار، به حداقل رساندن نیاز به اقدامات حضوری و موارد اینچنینی را در راس اولویت‌های خود قرار ندهند محکوم به شکست خواهد بود. به عنوان کلام آخر قصد دارم تا مقطعی را یادآوری کنم که بسیاری از کسب‌وکارها تا زمانی که کار از کار نگذشته بود استفاده از کامپیوتر را جدی نگرفتند. پس حالا که قرار است هزینه‌ی بحرانی به نام کرونا را پرداخت کنیم، چرا از فرصت‌های ایجاد شده در پی آن بهره نبریم؟!