مزیت تسلط به امور نامه‌ نگاری برای کارمندان اداری چیست؟

در این مقاله توضیح می دهیم که منشی و مسئول دفتر چه مهارت‌هایی باید داشته باشد. همچنین در مورد تسلط بر اصول نامه نگاری که یکی از مهارت های مهم این افراد است، توضیح می‌دهیم.

گذراندن دوره‌های آموزش کارهای دفتری به شما کمک می‌کند تا به طور کامل امور اداری مانند نامه نگاری اداری را به صورت کامل یاد بگیرید. در ادامه مطلب ضمن معرفی شغل منشی و مسئول دفتری سعی کردیم درباره اصول و قواعد اصلی نامه نگاری اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار دهیم.

منشی کیست و چه وظایفی دارد؟

قبل از آشنایی با مزیت تسلط به نامه نگاری لازم است که ابتدا با شغل منشی‌گری و وظایف آن آشنا شویم. حتما شما نیز در آگهی‌های استخدام با لفظ منشی مواجه شده‌اید.

به طور کلی منشی یا کارمند اداری به شخصی گفته می‌شود که وظایف انجام امور اداری سازمان و شرکت مد نظر را برعهده دارد. با توجه به این تعریف شما به عنوان یک کارفرما لازم است که شخصی را به عنوان منشی یا کارمند اداری استخدام کنید که تسلط به  نامه نگاری را در درجه اول به طور حرفه‌ای بداند. به طور کلی وظایف زیادی را می‌توانیم برای منشی یا کارمند اداری مثال بزنیم.

در این میان می‌توان به مهارت نامه نگاری به عنوان یکی از اصلی‌ترین مهارت‌های منشی اشاره کرد. با توجه به اینکه یکی از امور اصلی هر سازمانی نامه نگاری است، کارمند اداری و منشی حتما باید تسلط به اصول نامه نگاری را داشته باشد.

مهارت‌های لازم و وظایف برای کارمند اداری یا منشی

شما به عنوان شخصی که قرار است در جایگاه منشی، مسئول دفتری و به طور کلی کارمند اداری در سازمان‌های مختلف فعالیت داشته باشد باید به طور کامل با مهارت‌های لازم این شغل آشنایی کامل داشته باشید.

از جمله مهارت‌های لازم برای شغل کارمند اداری و منشی می‌توان موارد زیر را برشمرد:

• تسلط به نامه نگاری
• کار با کامپیوتر
• تایپ
• مهارت‌های کلامی
• توانایی برنامه‌ریزی
• صبر و تحمل بالا
• توانایی پیگیری امور
• روابط عمومی بالا

به طور کلی شما به عنوان مسئول دفتر یا منشی وظایف متعددی را خواهید داشت. البته این وظایف با در نظر گرفتن سازمان و شرکتی که در آن فعالیت دارید نیز متفاوت است.

اما به طور معمول وظایف منشی و مسئول دفتر شامل موارد زیر می‌شود:

• تسلط به نامه نگاری و انجام صحیح آن
• پاسخ دهی به ارباب رجوع
• ارائه گزارش از عملکرد بخش‌های مختلف
• تنظیم و یادآوری جلسات
• تنظیم قرارداد
• مدیریت بایگانی‌ها
• مدیریت فکس‌های سازمان

اصول نامه نگاری اداری

نامه نگاری اصولی دارد که باید حتما رعایت شود، اصول تسلط به نامه نگاری شامل موارد زیر می‌شود:

• ذکر اسامی به طور احترام‌آمیز
• خودداری از ذکر عناوین اضافی
• عدم ذکر عنوان‌هایی مانند دکتر و مهندس
• ذکر موضوع کاری
• اطمینان از صحت املا
• ذکر مشخصات نامه نگار
• ذکر موضوع نامه
• بیام رسا و گویا موضوع
• پرهیز از زیاده گویی
• مختصر بودن متن نامه
• رعایت علائم نگارشی
• خودداری از جملات و کلمات عامیانه

با توجه به موارد فوق اگر می‌خواهید به عنوان مسئول دفتر یا منشی در سازمان خاصی استخدام شوید حتما در دوره‌های آموزش مسئول دفتری شرکت کنید. شرکت در این دوره به شما کمک میکند تا مهارت‌ها و وظایف فوق را به طور جامع و کامل یاد بگیرید. یادگیری وظایف مسئول دفتر، منشی و کارمند اداری به شما کمک می‌کند تا به راحتی در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و با حقوق و دستمزد عالی استخدام شوید. برای مثال اگر شما تسلط به نامه نگاری را به طور کامل و حرفه‌ای یاد گرفته باشید می‌توانید با نگارش یک نامه اصولی ساده بیشترین میزان دستمزد را به خود اختصاص دهید.

مزیت تسلط به امور نامه نگاری برای منشی و مسئول دفتر

نامه نگاری در واقع نگارش نامه‌های اداری است که شامل موضوعات متفاوت و متنوعی است که با توجه به زمینه کاری متفاوت است. معمولا نگارش نامه اداری در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف توسط مسئول دفتر و منشی انجام می‌شود. شما به عنوان منشی، مسئول دفتر و کارمند اداری برای یادگیری این امر لازم است که در دوره مسئول دفتری شرکت کنید.

نگارش نامه اداری نیازمند رعایت اصول و قواعدی است که ضمن دوره‌های آموزش منشی‌گری و مسئول دفتری آموزش داده می‌شود.

تسلط به نامه نگاری یکی از مهمترین وظایف و مهارت‌هایی است که شما به عنوان کارمند اداری باید به آن آشنا باشید. در واقع تسلط به امور نامه نگاری دارای مزایای زیادی برای کارمندان اداری و همچنین شرکت و سازمان مربوطه است.

مزیت اصلی تسلط به امور نامه نگاری در حفظ جایگاه شغلی شما مشاهده می‌شود. به این معنا که اگر شما به عنوان منشی و مسئول دفتر به طور کامل با اصول نامه نگاری آشنا باشید می‌توانید با هر شرایط شغلی که سازمانهای مختلف ارائه می‌دهند کنار آمده و به راحتی استخدام شوید. از طرف دیگر زمانی که در نامه نگاری تسلط کافی داشته باشید، می‌توانید به راحتی هر کاری را که از طریق مکاتبات انجام می‌شود، انجام بدهید.

به عبارت دیگر نامه نگاری یک نقش مهم در رسیدن سازمان و شرکت به هدف‌های خود دارد؛ از این رو بهتر است که شما به عنوان منشی و مسئول دفتر به طور کامل در این زمینه آشنایی داشته باشید.

دوره برنادل برای مسئولین دفاتر، منشی و کارمندان اداری

اگر به دنبال یادگیری کامل و تسلط به نامه نگاری هستید لازم است که حتما در دوره منشی گری برنادل شرکت کنید.

دوره برنادل با آموزش کامل مهارت‌ها و وظایف منشی‌گری و مسئول‌ دفتری از جمله نگارش نامه اداری زمینه یادگیری امور اداری را برای شما فراهم کرده است؛ بنابراین برای کارمندان اداری بسیار مناسب است. مخاطبان این دوره می‌توانند افرادی مانند منشی‌ها، مسئولین دفتر، کارمندان اداری، مدیران داخلی و ... باشند.

از مزایای مهم این دوره برگزاری دوره‌های آپدیت به صورت رایگان است که در پایان این دوره مدرک فنی و حرفه‌ای برنادل نیز داده می‌شود. همچنین به دلیل این که دوره‌ها در بستر اسپات پلیر برگزار می‌شوند، شما را محدود به زمان و مکان خاص نمی‌کنند و می‌توانید به راحتی مهارت‌های خود را تقویت نمایید.