اسناد و مدارک راکد شهرداری یزد تعیین تکلیف می‌شود

به گزارش خبرنگار جام جم آنلاین یزد،  با حضور سید محمد علی شبانی مدیر نوسازی و تحول اداری شهرداری، علی عبداللهی مدیر سرمایه انسانی شهرداری، سعید زارع رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان و مسئولین اسناد دو مجموعه، اولین جلسه تبیین دستورالعمل تعیین تکلیف اسناد و مدارک راکد شهرداری در محل شهرداری برگزار شد.

سید محمد علی شبانی گفت: همه وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت مکلفند کلیه اسناد و پرونده‌های راکد را که احتیاجی به نگهداری آن‌ها در سازمان‌های مربوط نیست، برای نگهداری به سازمان اسناد و کتابخانه ملی بسپارند.

وی افزود: تعیین تکلیف اوراق راکد دستگاه‌ها اجرایی علاوه بر هویت دهی به این اسناد از نظر تاریخی، فرهنگی، اجتماعی و سیاسی در سازمان اسناد و کتابخانه ملی، برای دستگاه هم مصونیت قضایی به بار می‌آورد و دستگاه را از پاسخگویی به نهاد‌های نظارتی مبرا می‌سازد.

شبانی ادامه داد: اسناد اشاره شده شامل کلیه اوراق، مراسات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، نوار‌های ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.

مدیر نوسازی و تحول اداری شهرداری یزد با اشاره به اینکه اولین جلسه تبیین دستور العمل تعیین تکلیف اسناد و مدارک راکد شهرداری در محل شهرداری برگزار شد، تصریح کرد: پس از ارائه موضوعات مرتبط با تعیین تکلیف اسناد و مدارک شهرداری بازدیدی از مجموعه آرشیو شهرداری صورت گرفت و از نحوه آرشیو اسناد و مدارک، نظم و ترتیب نگهداری و فضای مناسب و تمیز و نظافت آن تقدیر به عمل آمد.

در ادامه رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی استان یزد نیز پس از تبیین دستورالعمل تعیین تکلیف اسناد و مدارک راکد شهرداری ها و با بیان اینکه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در اجرای ماده 1 قانون اسناد ملی ایران، مواد ۳۹ و ۴۰ دیوان محاسبات کشور، مواد ۵۴۴ و ۵۴۶ قانون مجازات اسلامی، آیین نامه حفاظت از اسناد و مدارک طبقه بندی شده کشور و تصویب نامه شورای عالی اداری مکلف به جمع آوری و حفظ اسناد ملی، هویتی، اداری و میراث مکتوب ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد و همچنین صرفه جویی در هزینه های دولت از طریق تمرکز پرونده های راکد وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت شده است، لذا امحای اوراق زائد در ۴ حوزه مالی، اداری، طبقه بندی و قضایی چه به صورت فیزیکی و چه اسناد الکترونیکی از وظایف حاکمیتی محوله به این سازمان می باشد و کلیه وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مکلفند کلیه اسناد و پرونده های راکد را که احتیاجی به نگهداری آنها در سازمان های مربوط نیست، برای نگهداری به سازمان اسناد و کتابخانه ملی بسپارند، افزود: تعیین تکلیف اوراق راکد دستگاه ها اجرایی علاوه بر هویت دهی به این اسناد از نظر تاریخی، فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و …در سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای دستگاه مصونیت قضایی به بار می آورد و دستگاه را از پاسخگویی به نهادهای نظارتی مبرا می سازد.

سعید زارع افزود: اسناد اشاره شده شامل کلیه اوراق، مراسات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.

در ادامه جلسه پس از ارائه موضوعات مرتبط با تعیین تکلیف اسناد و مدارک شهرداری توسط سید محمد علی شبانی مدیر نوسازی و تحول اداری و علی عبداللهی مدیریت سرمایه انسانی شهرداری بازدیدی از مجموعه ی آرشیو شهرداری صورت گرفته و راهنمایی های لازم انجام شد.
همچنین در پایان این جلسه مقرر شد دوره آموزشی و توجیهی برای مسئولین مرتبط در شهرداری در این خصوص برگزار گردد.​​​​​​​