نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یکپارچه workflow

پیش از اینکه وارد مقوله نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شویم، ابتدا لازم است که اشاره ای به مشکلات و چالش هایی که نامه نگاری سنتی در بروکراسی های اداری شرکت ها و سازمان ها بوجود می آورد داشته باشیم.

از قرنها پیش نامه نگاری از مهمترین ابزار ارتباطی بین آدمها بوده است و بر خلاف شیوه های امروزی در مکاتبات، نامه های اداری بسیار خشک و رسمی و با حداکثر زمان نوشتن و ارسال بوده است.

از آنجایی که نامه نگاری می تواند بر افزایش کارایی سازمان و شرکتها اثر بخشی مثبت داشته باشد، مکاتبات اداری به صورت الکترونیک در روشهای جدید و مکانیزه با وجود نرم افزار اتوماسیون اداری نتایج مثبت در عملکرد سازمانها داشته است.

نامه ها با کمترین خطا و در اسرع وقت آماده می شود و حتی می توان در یک زمان واحد به چندین نفر با امکان کد رهگیری و حتی پیوست هایی همچون سند و عکس ارسال و ردگیری کرد.

با این حال اگر بخواهیم نامه نگاری سنتی و نامه نگاری از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه را به عنوان یک روش جدید و مکانیزه شده با هم مقایسه کنیم، متوجه خواهیم شد نامه نگاری سنتی چه مشکلاتی از جمله موارد زیر در سازمانها به وجود می آورد :

• ارسال نامه به شیوه حمل و نقل با حداکثر زمان و ریسک همراه است
• عدم رسمیت نامه سنتی با کمترین میزان استناد حقوقی
• هزینه بر بودن نامه های سنتی بابت تهیه کاغذ، قلم و حتی الصاق تمبر
• حداکثر زمان ارسال نامه مخصوصاً برای مسافت های طولانی
• عدم یکپارچگی ارسال و دریافت نامه¬های رسمی به شکل سنتی
• عدم رهگیری نامه به روش سنتی یا بیشترین زمان و هزینه در این فرآیند
• نیاز به فضای مناسب برای حجم وسیعی از نامه های ارسال و دریافت شده
• نبود بستر مناسب برای جستجو و گردش نامه اداری و ...

ویژگی ها و کاربردهای یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد

پس از بررسی ویژگی ها و کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، ویژگی work flow به عنوان یکی از با اهمیت ترین قابلیتهای فرآیندسازی مراحل کاری خیلی از فعالیتهای مرتبط با اتوماسیون اداری را همراه با شفاف سازی برنامه ریزی و مدیریت می کند و از کندی روند اجرایی در سازمان جلوگیری می کند.

همزمان با افزایش روزافزون مکاتبات اداری و گردش کار و روی آوردن سازمانها به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در جهت خودکارسازی فرآیندهای اداری، مدیران به دنبال بهترین ابزار با بیشترین قابلیتهای کارآمد برای صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان می باشند.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب از نظر مدیران نرم افزاری است که با خودکارسازی و مدیریت فرآیند سازمانی و با استفاده از قابلیتهایی همچون فرم ساز و گردش کار، در انجام کار مراحل زائد را شناسایی و حذف کند تا برای الویت گذاری و بهبود کارها زمان بیشتری صرف بررسی و انجام آن شود.

برخی دیگر از قابلیتها و مزایای یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد به شرح زیر است :

• مدیریت ایمن چندین دبیرخانه با امکان برقراری ارتباط میان دبیرخانه ها
• حذف کاغذ از مکاتبات و تعبیه قابلیتهایی همچون امضاء الکترونیکی
• زمانبندی و گزارش گیری کارکرد پرسنل
• مدیریت سطح دسترسی کارکنان با توجه به گروه و نوع حوزه فعالیت
• امکان ارسال پیام و تبادل اطلاعات درون سازمانی
در ادامه بیشتر با قابلیت گردش کار یا همان workflow در نرم افزار اتوماسیون اداری و نقش آن در سیستم مدیریت فرآیند کار آشنا خواهید شد.

بررسی قابلیت workflow در نرم افزار اتوماسیون اداری

سازمانها همیشه به دنبال راه کار نرم افزاری هستند تا بتوانند ضمن ثبت و یکپارچگی اطلاعات، مراحل انجام کار را فرآیندسازی و مدیریت کنند و به قول معروف نتیجه خوبی از گردش کار سیستم اداری خود داشته باشند، نرم افزار اتوماسیون اداری که بتواند مشخص کند چه کسی در چه حوزه ای بر روی چه کاری تمرکز کند.

باید این خبر خوش را داد که این ویژگی با نام work flow در نرم افزار اتوماسیون اداری طراحی و قابل استفاده می باشد و سازمانها می توانند با پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با قابلیت گردش کار، شاهد مشارکت کارکنان برای رسیدن به اهدافی همچون مسئولیت پذیری و افزایش بهره وری باشند.

در تعریف work flow اشاره می شود به خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار و جا به جایی وظایف و مقررات از پیش تعیین شده در سازمان و اینکه بهبود مدیریت مراحل و وظایف کاری به خوبی نمایان می شود. البته این قابلیت به صورت وسیع تر در نرم افزار bpms، مدیریت کسب و کار را بهینه و استاندارد می کند و بین تمام ماژول¬های نرم افزار مالی و اداری، فرآیندسازی یکپارچه انجام می گیرد.

قابلیت گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری موجب می شود حجم کاغذ بازیهایی که به روش سنتی و دستی انجام می شود به حداقل برسد و با حداکثر دقت در ثبت داده ها نتایج خوبی دریافت کنیم.

انواع گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب شامل :

Sequential (ترتیبی) : یکی از انواع گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری سیستم ترتیبی است که در آن مراحل کاری یکی پس از دیگری و به ترتیب بر اساس 3 فاکتور شرط، انتظار و حلقه اجرا و کنترل می شود.

Statemachine (ماشین حالت ) : در این نوع گردش کار نرم افزار اتوماسیون اداری، شروع گردش کار از وضعیت اولیه می باشد و منطق گردش کار مشخص کردن وضعیت و مرحله بعدی انجام کار می باشد و ترتیب اجرایی مشخصی وجود ندارد. این گردش تا زمان وضعیت خاتمه ادامه پیدا می کند و کنترل آن بر اساس زمان تغییر فرم، کامل شدن وظیفه و ... انجام می شود.

Workflow در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب چه اجزایی دارد؟

گردش کار در سازمانها با هدف یکپارچه سازی فرآیندهای سازمانی و مدیریت بر روی مراحل و وظایف سازمانی موجب بهبود کارایی کارکنان می شود و این وظایف و فرآیند تعریف شده در گردش کار نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب می تواند به شکل نمودار فرمال یا غیرفرمال به صورت جریانات بین مراحل پردازش از طریق سه پارامتر موجود در work flow که در بعضی از انواع نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان نیز وجود دارد نمایش داده می شود. اجزای گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:

مقدار ورودی : برای تکمیل هر کدام از مراحل گردش کار نیاز به اطلاعات و مقادیری است که برای ارائه گزارش کار مورد نیاز است.

قوانین تغییر : یک سری الگوریتمها و آئین نامه ها وجود دارند که به انجام آن توسط سیستم، انسان و یا ترکیبی از هر دو قوانین تغییر می گویند.

مقدار خروجی : ورود اطلاعات به مرحله بعدی توسط اطلاعات و مقادیری که توسط هر مرحله تولید می شود را مقدار خروجی گردش کار می گویند. بعد از این توضیحات بهتر است با یک سری از اصطلاحات work flow در نرم افزار اتوماسیون اداری آشنا شوید.

• Workflow Management (مدیریت گردش کار) : در بسیاری از سازمانها مراحل انجام فرآیند کاری در نرم افزار اتوماسیون اداری دارای اجزایی است که به هم پیوسته است و در یک نقطه آغاز و طی یک سری فرآیندسازی به پایان می رسد. مدیریت گردش کار برای اینکه سازمان به یک نتیجه معینی برسد زنجیره ای از کارها را تعریف و مدیریت می کند. به عبارت دیگر مدیریت گردش کار در زمان و توسط شخص مناسب انجام می گیرد و با ارسال روزانه وظایف در نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری کارها را فراهم می کند.

• Workflow System (سیستم گردش کار ) : در واقع سیستم گردش کار راهکار تعریف شده در سیستم فرآیندهای رایانه ای می باشد که با تعیین کار و افرادی که باید آن را انجام دهند در کنار زمان، مکان و ... انجام کار از فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی می کند و باید گفت سیستم گردش کار نسبت به صرف گردش کار وظیفه بزرگتری دارد و بر اساس مدل استاندارد جهانی و تئوری علمی work flow پیاده سازی می شود.

برخی از کارکردهای سیستم گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است :
- ترسیم مسیر فرآیندها به شکل گرافیکی
- تعیین روابط موجود بین کارکرد هر فرآیند
- افزایش بهبود عملکرد فرآیندها
- ارائه گزارش مدیریتی کلیه نقش ها و فرآیندها
- مشخص کردن زمان انجام هر کار
- تنظیم و برنامه ریزی انجام کارها توسط کارتابل کارکنان

• Workflow Engine (موتور گردش کار) : موتور گردش کار در یک محیط اجرایی با ایجاد یک سری تسهیلات وظیفه کنترل تمام یا قسمتی از گردش کار را به عهده دارد و به نحوی مدیریت کلیه کارهای تعریف شده در workflow نرم افزار اتوماسیون اداری را مدیریت و بهینه می کند.

اگر بخواهیم به برخی از مزایای workflow یا همان گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری اشاره کنیم باید گفت، مزایای مستقیم و غیر مستقیمی مثل افزایش و گسترش بهبود کیفیت با کاهش زمان تولید، بهبود و شفاف سازی فرآیند سازمانی و کاهش هزینه های تامین مواد از جمله مزایای گردش کار در اتوماسیون اداری است. در ادامه دو مورد دیگر از مزایای workflow در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب را برای درک بهتر اهمیت موضوع شرح خواهیم داد.

بهبود خدمات رسانی به مشتریان : با فرآیندسازی گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری، انجام بسیاری از کارهای زائد به حداقل می رسد و بیشتر شدن زمان در کنار پیش بینی فرایندها با شفاف سازی افزایش، و نتیجه آن پیش بینی و بهبود خدمات دهی به مشتریان خواهد بود.

انعطاف پذیری و کنترل بهتر فرآیندها : تغییر کنترل نرم افزار اتوماسیون اداری بر روی فرآیندها به دلیل متفاوت بودن پیاده سازی و تعریف فرآیندها موجب فراهم سازی امکان طراحی گردش کار انعطاف پذیر در هر زمان به سادگی می شود. همچنین با کنترل دقیق و بیشتر بر روی فرآیندهای سازمانی نرم افزار اتوماسیون اداری، نتیجه آن استانداردسازی به همراه نظارت بهتر بر روی روش کار خواهد بود.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم مناسب شرکت شما است؟

با گسترش فعالیت های اداری و نیاز به ارتباطات و مکاتبات اداری در موسسات به خصوص فعالان اقتصادی که با حجم بالایی از معاملات و تبادلات نامه های اداری مواجه می باشند، ورود سیستمی جامع که بتواند در ارتباطات مرسوم سازمانی تحولی عمیق ایجاد کند و حجم قابل توجهی از نامه های وارده و صادره را با سرعت بالا و تسهیل دسترسی مدیریتی اصولی کند، تاثیر قابل ملاحظه ای در یکپارچگی فعالیت های سازمان خواهد داشت. نرم افزاری همچون نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم که موجب افزایش سرعت انجام کارهای روزمره و جاری سازمان شما شود و ضمن مدیریت یکپارچه اطلاعات، از هدر رفتن زمان زیاد برای انجام مکاتبات و رسیدگی به نامه ها جلوگیری کند.
تیم تولید و پشتیبانی آرین سیستم بعد از چندین سال فعالیت در زمینه تولید نرم افزار erp ، نرم افزارهای مالی، اداری و صنعتی و همچنین بررسی و نیازسنجی در ادارات و سازمان های کوچک و بزرگ موفق، این اطمینان را به شما خواهد داد که نرم افزار اتوماسیون آرین سیستم مناسب و پاسخگوی نیازهای نامه نگاری، دبیرخانه، آرشیو اسناد، مدیریت فرآیند، یکپارچگی اطلاعات و ... سازمان شما در هر سطح و حوزه فعالیتی که داشته باشید خواهد بود و نرم افزار اتوماسیون اداری شما را روز به روز به یکپارچگی و مدیریت اطلاعات برای رسیدن به تصمیمات و اهداف موفقیت آمیز نزدیک و یاری می رساند.

برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم با ثبت اطلاعات در فرم درخواست دمو نرم افزار اتوماسیون اداری و یا ارتباط با دپارتمان فروش از طریق تماس با شماره 43027-021 از مشاوره و توضیحات کارشناسان فروش ما برای انتخاب و خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب کسب و کارتان بهره مند شوید.