اهمیت ایجاد واحد امور مناقصات در شرکت های کشور

دلایل عدم برنده شدن در مناقصات کشور

در حالت کلی، دلایل شکست یک مناقصه گر در یک مناقصه به دو حوزه برون سازمانی و درون سازمانی قابل تفکیک است. در حوزه برون سازمانی عملا دلایل و عواملی بشرح زیر می توانند تعیین کننده و یا تأثیرگذار باشند:

• ارائه پیشنهاد قیمت پایین تر از واقعیات به صورت حرفه ای و یا غیرحرفه ای توسط سایر شرکت کنندگان
• وجود رانت، ارتباطات و یا تعاریف مشابه
• عدم بررسی صحیح و حرفه ای مدارک توسط مناقصه گزار

ولی عمده عوامل شکست، عموما در داخل سازمان وجود داشته و البته قابل بررسی و بهبود هستند. دلایلی که ممکن است منجر به ارائه اطلاعات نادرست، اعم از اطلاعات فنی و بازرگانی و یا پیشنهاد قیمت گردد،

به گزارش ویرلن؛ عموما مربوط به عدم وجود تخصص، خطاهای انسانی، عدم مستندسازی صحیح و عدم برآوردها و ارزیابی های اصولی ست. طبق تجربیات و بغیر از قیمت پیشنهادی، عوامل زیر و به ترتیب آماری باعث شکست شرکت ها در مناقصات کشور می گردند:

• عدم تکمیل مستندات فنی و یا نقص در اطلاعات ارائه شده
• عدم وجود سوابق اجرایی کافی و یا متناسب
• عدم ارائه پروفایل اولیه مطابق واقعیت (فراخوان مرحله اول)
• حضور در Black List
• عدم تکمیل مستندات مالی و بازرگانی و یا نقص در اطلاعات ارائه شده
• معرفی مشارکت خارج از تعریف مناقصه گزار (عدم تأیید شرکت های همکار)
• تأخیر در ارسال اسناد (پاکات)
• عدم تکمیل مستندات منابع انسانی و یا نقص در اطلاعات ارائه شده

با این حال، عواملی هم از قبیل عدم امکان تامین ضمانت نامه به دلایل مختلف و یا عدم امکان تجمیع اطلاعات موردنیاز مناقصه گزار در زمان مشخص شده هم منجر به عدم شرکت در مناقصه می شوند.

تخصص گرایی در قالب تشکیل بخش یا واحد امور مناقصه ها

برای شرکت هایی که حضور در مناقصات را به عنوان یکی از درگاه های تداوم فعالیت و درآمدزایی مدنظر دارند، لزوم ایجاد تخصص و یا استفاده از خدمات مشاورین متخصص جهت ارزیابی مناقصه ها و تأمین مستندات جهت شرکت در آن ها، کاملا الزامی است. در واقع وجود یک پروفایل جامع از امکانات و توانمندی ها و سوابق یک شرکت که به صورت مستمر به روزرسانی هم بشود و قابلیت ارائه به دستگاه های مختلف مناقصه گزار را داشته باشد، در خیلی از مواقع در زمره آرزوهای دست نیافتنی مدیران شرکت هاست! همچنین استفاده از دانش و تجربیات تیم های عملیاتی و درگیر در پروژه ها و سفارشات نیز می بایست از طریق یک بخش تخصصی سازمان یابد که ماحصل آن، منجر به تکمیل دقیق مستندات و ارائه پیشنهاد قیمت مناسب و یا حداقل مستند به اطلاعات واقعی گردد. به عنوان مثال، جهت شرکت در یک مناقصه احداث واحد تصفیه فاضلاب، علاوه بر اطلاعاتی که از دفتر فنی و جهت محاسبات احجام و مقادیر و نیروی انسانی و زمان و ... اخذ می گردد، اطلاعات مربوط به تأمین و خرید تجهیزات با منشاء داخلی و یا خارجی نیز می باید تهیه شده و با نمودار زمانی اجرای پروژه مطابقت داده شود. همچنین بردار زمانی پروژه از دید مالی نیز می باید بررسی و توجیه پذیر باشد. نهایتا تأمین ضمانت نامه ها نیز می بایست توسط بخش مالی ولی به درخواست مسئول مناقصات و با هماهنگی وی صورت پذیرد. بدون شک، برای اطمینان از استفاده حداکثری از قابلیت ها و توانمندی ها و دانش سازمان جهت شرکت در مناقصات، رجوع به بخش هایی که دارای شرح وظایف دیگری هستند مقرون به صلاح نخواهد بود و همچنین تجربیات موفقی هم جهت ارجاع این موضوع به اشخاص دیگر (برون سپاری به مجموعه ها و یا مشاورین)، در دسترس نیست. البته دلیل اصلی مورد آخر، می تواند معطوف گردد به عدم وجود شرکت ها و یا مؤسسات تخصصی جهت تکمیل اسناد و یاری رسانی به شرکت ها جهت برنده شدن در مناقصات. در هر صورت و با هر نگرشی، استقرار بخش و یا واحد امور مناقصات در شرکت هایی که تمایل به حضور در بازار مناقصات را دارند، کاملا توجیه پذیر و حتی الزامی به نظر می رسد.

استفاده از خدمات پایگاه مناقصات به عنوان یک راهکار

یکی از فعالیت های واحد امور مناقصات، شناسایی فراخوان های مرتبط با حوزه(ها)ی فعالیت شرکت است. در حال حاضر بهترین پیشنهاد ، عضویت در پایگاه مناقصات و یا وب سایت مناقصات مراکز اطلاع رسانی مناقصه ها و مزایده هاست. در انتخاب وب سایت مناقصات، علاوه بر جامع بودن (اطمینان از پوشش تمامی منابع خبری و انتشار کلیه فراخوان ها)، می بایست به طبقه بندی اطلاعات و همچنین نحوه ی ارسال اطلاعات نیز توجه نمود. بصورت معمول هزینه های اشتراک و عضویت در این سری مراکز اطلاع رسانی رقم بالایی نیست ولی لازم خواهد بود اطمینان لازم جهت ارسال اطلاعات موردنیاز بصورت به هنگام و جامع، حاصل شود. بر اساس بررسی های بعمل آمده، پایگاه اطلاع رسانی هزاره که مدیریت وب سایت مناقصات و مزایدات هزاره را بر عهده دارد می تواند انتخابی خوب و ارزنده باشد. این مرکز ضمن جامع بودن و ظاهرا گذر از هفدهمین سال فعالیت تخصصی در این حوزه، کلیه روش های ارسال اطلاعات را ارائه می دهد. تیم خدمات پس از فروش حرفه ای این مرکز نیز در طول زمان اشتراک، سطح پاسخگویی مناسبی را جهت مشترکین سرویس ها ارائه می دهد. طبقه بندی تخصصی این وب سایت هم شاید بهترین طبقه بندی در بین سایر مراکز این حوزه باشد و بنظر می رسد انطباق مناسبی با فعالیت های جاری کشور داشته باشد.

آنچه که از وب سایت مناقصات قابل دریافت است...

بخش و یا واحد امور مناقصات یک شرکت، علاوه بر دریافت اطلاعات بروز و به هنگام مناقصات کشور از طریق وب سایت مناقصات، مزایای دریافت و استفاده از اطلاعات فراخوان ها و مناقصات گذشته را نیز می بایست مدنظر داشته باشد. ممکن است به نظر برسد مناقصه های گذشته دارای ارزش عملیاتی نیستند ولی یک دیدگاه هم بر اساس بررسی سوابق مناقصه گزاران اصلی و همچنین مناقصاتی که در حوزه تخصصی شرکت مناقصه گر برگزار شده است، استوار است. در این زمینه، اگر وب سایت مناقصات از موتور جستجوی حرفه ای بهره مند باشد، جستجو در میان اطلاعات جامع و کامل مناقصه های گذشته اطلاعات مناسبی را در زمینه وضعیت مناقصات حوزه ی فعالیت و احجام و مقادیر ارائه می دهد. همچنین این اطلاعات به نوعی در زمینه طراحی سهم بازار و حتی تصمیم گیری به ورود و یا عدم ورود به حوزه های دیگر نیز قابل استفاده خواهد بود. یک نکته حائز اهمیت هم امکان دریافت اسناد فراخوان و مناقصه ها از طریق وب سایت است که برخی از وب سایت ها (نظیر وب سایت مناقصات هزاره) این سرویس را برای مشترکین خود فراهم آورده اند.

ارزیابی مالی و فنی جهت شرکت در مزایده ها

حضور در مزایده ها به نسبت مناقصات، از لحاظ آماری چندان چشمگیر نیست. ولی برخی شرکت ها از طریق حضور در مزایدات هم می توانند به نوعی ایجاد درآمد نمایند. به عنوان مثال خرید تجهیزات و ماشین آلات دست دوم از طریق مزایده و اقدام جهت تعمیرات و بازسازی و فروش به قیمت منطقی نیز می تواند ضمن ایجاد اشتغال، درآمدزایی مناسبی را در بر داشته باشد. لذا دیدگاه تخصصی فنی و همچنین مالی جهت ارزش گذاری اقلام (و یا خدمات) قابل تأمین در مزایدات کاملا الزامی ست تا از این طریق، حاشیه سود موردنظر قابل تأمین باشد.

تعاریف و عناوین رایج جهت واحد مناقصات در شرکت ها

در برخی از شرکت ها و با توجه به تعداد و احجام مناقصاتی که مدنظر است، ممکن است یک فرد به تنهایی و به عنوان مسئول مناقصات تعریف گردد. در واقع حوزه فعالیت این فرد، برقراری ارتباط با بخش های دیگر و ایجاد هماهنگی های لازم خواهد بود. ولی در شرکت هایی که ترجیح به تأسیس و یا استقرار یک بخش تخصصی دارند (شرکت های پیمانکاری، تولیدی و بازرگانی متوسط و بزرگ)، بخش مذکور تحت عناوینی از قبیل: امور مناقصات، واحد مناقصات و یا مدیریت مناقصات شناسایی می گردد. البته لازم به ذکر است برخی از دستگاه های اجرایی هم برای برگزاری مناقصات خود، از بخش هایی با اسامی مشابه استفاده می نمایند. با این حال، برخی از شرکت ها هم هنوز شرکت در مناقصات را از طریق مدیریت فروش (شرکت های بازرگانی و تولیدی) و یا دفتر فنی (شرکت های پیمانکاری) به انجام می رسانند که قبلا در مورد احتمالات منفی ناشی از این رویکرد، صحبت شد.