بایگانی بخشی مهم که اکثرا نادیده گرفته می شود

با نگاهی به اطرافمان کاربردهای بسیار زیادی برای کاغذ و مشتقات آن مثل کارتن و جعبه‌ها در زندگی روزمره می بینیم. کتاب ها، روزنامه، مجله ها، دفترها و دفترچه ها، پوسترها، آگهی های تبلیغاتی محیطی و بروشورهای محصولات، کارتن لوازم خانگی یا هر نوع وسیله کاربردی دیگری که در جعبه هایی از جنس کاغذ بسته بندی می شوند، تنها نمونه های از این کاربردها هستند که با وجود اینترنتی و آنلاین شدن بسیاری از امور و کارها کماکان وجود دارند و در حال گسترش در ابعاد مختلف زندگی هستند.

یکی از کارکردهای رایج کاغذ در سازمان و ادارات هر جامعه است که برای ثبت و ضبط قراردادها، نامه ها و بسیاری موارد دیگر از کاغذ استفاده می کنند و بسته به نوع کارکردی که از آن دارند پس از مصرف یا دور ریخته می شوند و یا به دلیل اهمیت مطالب نوشته شده رویشان باید حفظ و نگهداری شوند. در حالت اول مساله بازیافت صحیح مطرح است و در مورد دوم مساله روش های نگهداری و آرشیو اهمیت خواهد داشت.

داشتن بخش بایگانی از مهمترین قسمت ها در هر سازمان دولتی و خصوصی است که موجب می شود فضای موجود به نحو موثرتری استفاده شود و باعث سهولت در دسترسی به اسناد مورد نظر شود. به عبارت دیگر بایگانی نوعی دسته بندی اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارک ﺑﻪ ﮔﺮوه ﻫﺎﯾﯽ است ﮐﻪ دارای وﺟﻪ ﻣﺸﺘﺮک هستند تا ﺑﺘﻮان ﺑﻌﺪا ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﯾﻦ اﺷﺘﺮاک از آن ها اﺳﺘﻔﺎده کرد.

سازمان ها به دنبال آنند تا اسناد و اطلاعات مهم شرکت و مشتریان یا هر گونه اطلاعاتی که برایشان دارای اهمیت است را نگهداری و حفظ کنند اما پایین بودن سطح کیفیت برخی از انواع کاغذ ، امکان از بین رفتن و پوسیدگی سریع را آن را افزایش می دهد. در نتیجه نگهداری و بایگانی کاغذ ها در جعبه ، کارتن و بسته بندی هایی از این قبیل دیگر امکان پذیر نبود همچنین مشکلات دیگری مثل پاره شدن کارتن ها یا شکستن جعبه ها و ... مزید بر علت شد تا بایگانی شکل مدرن تری به خود بگیرد.

کمدهای بایگانی از جمله تجهیزات و لوازم اداری هستند که کاربردهای بسیاری در محیط های اداری یافتند. این کمد ها انواع مختلفی دارند که هر مدل مزایای خاص خود را در استفاده دارد. هر کمد بایگانی که در بازار مشاهده می کنید دارای ابعاد گوناگونی است که بر اساس سه فاکتور گوناگون ارتفاع، عرض و عمق اندازه گیری می شود. برای خرید کمد بایگانی نکاتی وجود دارد که باید به آن توجه داشته باشید. انواع متفاوتی از کمد بایگانی در بازار وجود دارد که بعضی از آن ها به صورت رمز دار هستند و برای نگهداری و آرشیو اسناد و مدارک اداری مورد استفاده قرار می گیرد. در هنگام خرید کمد بایگانی رمز دار بایستی به این موضوع دقت داشته باشید که کمدی را خریداری کنید که دارای قفل رمز دار باکیفیت باشد.

همانطور که در بالا اشاره شد سیستم های بایگانی در ابتدا تنها به شکل قفسه یا همان کمد بایگانی ثابت بودند که مدل رمزدار آن نیز موجود بوده و هست اما به تدریج با به کارگیری دستاوردهای جدید علمی قفسه های بایگانی ریلی نیز ساخته شدند.

این سیستم بایگانی با توجه به اهمیت صرفه جویی در فضای سازمان ها و شرکت ها وهمچنین توجه به هزینه های بسیار بالای انرژی، نیروی انسانی و ساختمان، به یکی از پرکاربردترین محصول‌ها جهت حفظ و نگهداری انواع اسناد کاغذی تبدیل شدند. همچنین کمد بایگانی ریلی دارای نظم بالا و امنیت زیادی نیز هستند و از جمله مزایای استفاده از این کمدها افزایش فضای مفید، امنیت نگهداری اسناد و کاهش هزینه های بایگانی است. در قفسه بایگانی ریلی فضای خالی راهروهای قفسه بایگانی ثابت حذف و به فضای بایگانی افزوده شده است. در کمد بایگانی ریلی مکانیسم عمل به این صورت است که به دلیل وجود ریل، کابین های قفسه بایگانی به یکدیگر چسبیده اند و با نیروی محرکه جا به جا می گردند و به این ترتیب در بین کابین ها یک راهرو متغیر خواهیم داشت. این کمدهای بایگانی ریلی بر اساس معیارهای مختلفی دسته بندی می شوند و در انواع مختلفی به بازار عرضه می شوند: قفسه بایگانی ریلی مکانیکی، قفسه بایگانی ریلی الکترونیکی و .

ضرورت امر بایگانی به طراحی و تولید دستگاه های جدید با قابلیت های کامل تر و بیشتر از مدل های پیشین محدود نشد و رشته ای علمی جهت انجام اصولی و تخصصی تر حرفه آرشیو به نام مدیریت اسناد ایجاد شد. در این رشته فرد می آموزد که بازیابی اطلاعات پرونده ها جهت انجام وظایف و پاسخگویی به مراجعات، اهمیت بسزایی دارد و در صورت رعایت نکردن اصول اساسی، به ایجاد اختلال در نظام اداری خواهد انجامید. از طرفی انجام وظایف قانونی و اجرای مسئولیت های آن در قبال آرشیو ، ضرورت ایجاد تشکیلات منسجم مدیریت اسناد را در هر سازمان اجتناب ناپذیر می سازد.