نرم افزار erp و چالش های اجرای سیستم erp در کشور

در این مقاله قصد داریم نکاتی بسیار حیاتی هنگام خرید یک نرم افزار erp حرفه ای را همراه با چالش های پیاده سازی erp تشریح کنیم و دلایل شکست و یا موفقیت آمیز سیستم erp را مورد تفحس قرار دهیم. با وجود اینکه در ایران تصمیم گیری مناسب و به موقع امری با اهمیت است، اما متاسفانه مطالعه جدی در جهت اهمیت به کارگیری نرم افزارهای erp و راههای شناسایی و مقابله با چالش های راه اندازی نرم افزار erp انجام نگرفته است و این امر خود یکی از عوامل دوری سازمان ها از پیاده سازی صحیح سیستم erp می باشد.

با این حال مزایای به کارگیری سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی را نمی توان نادیده گرفت ولی از طرفی پیاده سازی نرم افزار erp چالشهایی را برای سازمانها به همراه دارد. اینکه آیا به کارگیری سیستم erp مناسب چه سازمان هایی در ایران است و یا چه چالشهایی را به همراه دارد که مدیران باید قبل از هر اقدامی آن را بررسی کنند، موضوعی است که در ادامه به بررسی آن می پردازیم.

سه نکته برای پاسخ به چالش خرید نرم افزار erp

تمام شرکتها در تلاش هستند تا در این جو رقابتی کسب و کار ارزان تر و سریع از رقبا خدمات خود را به مشتریان ارائه کنند.

نرم افزار erp آرین سیستم به عنوان یک راهکار نرم افزاری با یکپارچه سازی عملیات و مدیریت فرآیندهای پیچیده ساخته شده توسط نرم افزار bpms در تمام بخشهای تجاری، عملیات سازمانی را به نحوی استاندارد و ارتقاء می دهد و سازمان را از سیستمهای مستقل و هزینه بر بی نیاز می کند، اما همانند استقرار بسیاری از نرم افزارهای مالی و اداری در سازمانها، خرید و پیاده سازی نرم افزار erp نیز با مشکلات و چالشهای مختلفی رو به رو است و شرکتهای ایرانی که اطلاعات و آشنایی کمتری با این نرم افزار دارند، با مشکلات فنی و عدم تطبیق پذیری مواجه می شوند و عمدتاً مشکلاتی همچون نامناسب بودن فرآیندهای تجاری و مقاومت کارکنان در برابر تغییر سازمانی میزان شکست در اجرای نرم افزار را افزایش می دهد.

در ادامه به توضیح سه چالش استفاده از نرم افزار erp در بهبود عملکرد برنامه ریزی منابع سازمان می پردازیم.

انطباق نرم افزار erp با نیازهای سازمانی

مدیریت تغییر مناسب سازمان یکی از آن فرآیندهای سازمانی مورد نیاز است که تنها با وجود نرم افزار erp منطبق سازی می شود. اما در این حین برای انجام سریع و راحت نیاز است که انطباق نیازها و فرآیدهای سازمانی با زیر سیستمها شناسایی، و همچنین میزان توانایی اعلام هشدار خطاهای سیستم بررسی شود.

اینکه مشخص شود آیا فرآیندها در سیستم erp بدون تغییر و با یک روال مشخص اجرا شود یا اینکه در بسته نرم افزارهای erp اصطلاحات مورد نیاز سازمان و صنایع ما به کار رفته است یا نه از دیگر مسائل و سوالاتی است که باید در زمان تصمیم به خرید نرم افزار erp در نظر گرفت تا خسارت شکست اجرای پروژه را به حداقل برسانیم.

به طور کلی اغلب مشکلات و دلایلی که سازمانها با پس از پیاده سازی با آن مواجه می شوند شامل موارد زیر است که با برنامه ریزی و بررسی تخصصی می توانند هر کدام از این فاکتورها را به حداقل برسانند.

• مدیران از سیستم erp درک مناسبی ندارند
• تغییرات و بی ثباتی مدیران میانی و سطح بالا
• شرکتها جهت پیاده سازی نرم افزار بودجه کمی در نظر می گیرند
• شرکتهای زیادی چشم اندار روشنی از پیاده سازی این سیستم ندارند
• حداقل سطح دانش و توانایی کارکنان برای کار با سیستم erp
• در برابر تغییر و تحولات روش کار با این سیستم مقاومت سازمانی وجود دارد
• عدم فرهنگ سازی در جهت تبدیل ساختار وظیفه محور به فرآیند محور

انعطاف پذیری محیط کسب و کار با تغییرات امروزی

تغییرات دائمی در نیاز سازمان¬ها موجب می شود در بررسی نرم افزار erp قابلیت تغییر در سیستم یکی از فاکتورهای مهم و لازم در خرید نرم افزار erp و کار با آن باشد.

به طور مثال پارامترها و فرم¬های گزارش گیری در نرم افزار erp باید به نحوی باشد که بر اساس چارچوب خاص سازمانی قابل طراحی باشد و یا امکان افزودن یا تغییر در مراکز هزینه و پستهای سازمانی وجود داشته باشد. یک برنامه erp حرفه ای باید انعطاف و تعامل یکپارچه ای با نرم افزارهای دیگر شرکتها، مثل نرم افزار پخش مویرگی، crm، انبار و... داشته باشد

امکان آموزش و پشتیبانی نرم افزار erp

در زمان تهیه و کار با نرم افزار erp، نحوه پشتیبانی و آموزش توسط کارشناسان و متخصصان ماهر و با تجربه نقش به سزایی در پیشبرد و عملکرد صحیح سیستم جامع برنامه ریزی منابع انسانی دارد. چرا که بهترین نرم افزار erp هم پیچیدگی¬های خاص خودش را دارد که اموزش ناکافی می تواند موجب افت سطح عملکرد سازمان و در نهایت شکست در اجرای پروژه شود.

دلایل شکست پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی

امروزه در جهت انتقال مناسب و سریع تر اطلاعات با دیگر شرکتها ایده پوشش و یکپارچگی تمام بخشهای سازمان با توجه به پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات اهمیت زیادی در تخصصی شدن وظایف واحدهای درون سازمان پیدا کرده است.

با این حال در سازمانها و شرکت های ایرانی، درصد قابل تاملی از پروژههای استقرار نرم افزار erp با شکست و کاهش بازدهی مواجه می شود و حتی ممکن است سازمانها به نتایج دلخواه و اهداف خود آن طور که انتظار دارند نرسند. یکی از متداول ترین دلایل شکست پروژه اجرای نرم افزار erp عدم علاقه و مقاومت مدیران و کارکنان به تغییر و در نتیجه کندتر شدن کارها و نرسیدن به اهداف ار پیش برنامه ریزی شده است.

اگر در هر یک از بخشها با سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی مقاومت کنند بهتر است از روشهای قبلی برنامه ریزی سازمان خود استفاده کنند و یا در نهایت از واحد IT سازمان خود درخواست تغییر نرم افزار منطبق با روش خاص کار سازمانی کنند.

بنابراین واحد IT تمام تلاش خود را مبنی بر اعمال تغییرات در سیستم erp مطابق با روش کار و خواسته های افراد با نفوذ سازمان می کند و متاسفانه تغییر در هسته اصلی سیستم مطابق با روش کار سازمان، ریشه اصلی شکست در اجرای پروژه می باشد.

یکی دیگر از مباحث مطرح در پروژه استقرار نرم افزار¬های erp پوشش دهی حداکثری فعالیت¬های سازمان می باشد که خرابی سیستم erp می تواند فاجعه اختلال در کار کل سازمان را در بر داشته باشد. اما خوشبختانه برای جلوگیری از اختلالات و خرابی¬های ناگهانی در عملکرد سازمان، با سفارش سازی نرم افزار erp می توان مشکلات را برطرف یا به حداقل میزان اختلال در کارکرد و برنامه ریزی منابع سازمان رساند.

سه روش اجرا و نصب پروژه نرم افزار erp در سازمان

طرح ریزی و اجرای نرم افزار در جهت یکپارچگی و پاسخگویی به نیاز کارکنان کاری بزرگ چه در بخش مالی و چه بخش اداری می باشد.

طرح ریزی و اجرای نرم افزار erp در جهت یکپارچگی و پاسخگویی به نیاز کارکنان کاری بزرگ چه در بخش مالی و چه در بخش اداری می باشد. اینکه طرح ریزی برنامه ریزی منابع سازمانی تا چه اندازه تسهیل و تسریع کننده فرآیند سازمانی می باشد حدود 37% بستگی به روش نصب سیستم erp دارد. در ادامه به توضیح روشهای پیاده سازی و نصب نرم افزار erp می پردازیم.

روش انفجار بزرگ

باید اعتراف کرد سخت ترین راه استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، روش انفجار بزرگ است. چرا که سازمان باید اقدام به کنار گذاشتن تمام سیستم¬های erp قدیمی برای راه اندازی سراسری نرم افزار erp جدید کرد.

با اینکه بر خلاف گذشته که روش انفجار بزرگ روشی حکمفرما در پیاده سازی نرم افزار در سازمان¬ها بوده است اما امروزه دیگر این روش مورد استقبال قرار نمی گیرد و اینکه همه مدیران سازمان را تشویق و حتی مجبور به پذیرش نصب نرم افزار erp کرد امری نشدنی است و دلیل این امر عدم اطمینان از انجام صحیح سیستم erp در سازمان است.

روش انتخاب

در شرکتهایی که در هر بخش نسخه جداگانه ای از نرم افزار erp قرار است نصب شود و اشتراک گذاری بین فرآیند کاری در بخشهای مختلف وجود ندارد، نصب نرم افزار به روش انتخاب، متداول ترین راه می باشد.

در این روش در هر واحد سازمانی از مالی گرفته تا فروش سیستمی با پایگاه داده جدا نصب و هر واحد نسخه خاص نرم افزار erp خود را به کار می گیرد. ارتباط بین واحدهای سازمانی در این روش نصب یا از طریق اشتراک گذاری اطلاعات از کار واحدهای سازمانی و به شکل یک تصویر کلی خواهد بود یا از طریق فرآیندسازی در همه بخشها به صورت یکسان انجام می شود.

در روش انتخاب راه اندازی در ساده ترین واحد راه انداری و آزمایش می شود تا در صورت مشکل و خطا نقایص رفع و امکان آغاز به کار نرم افزار erp بدون مشکل در بخش¬های مهم وجود داشته باشد.

روش فروکوفتن

نصب نرم افزار erp در موسسات کوچک که بیشتر تمرکز بر روی فرآیندهای کلی همچون مدل مالی دارند به روش فروکوفتن انجام می شود و موجب رشد سازمانهای کوچک می شود. هدف از راه اندازی و نصب سیستم erp از این روش پرهیز از روش-های پیچیده و در عوض استفاده از فرآیندهای از قبل آماده شده است و میزان سود از استفاده با این روش نصب سیستم erp در حد صفر می باشد و در عوض برای کوشش و برنامه¬های بعدی زیربنایی آماده و محکم شکل می گیرد.

ریسکهای استقرار نرم افزار erp

با گذشت چندین سال از پیاده سازی erp هنوز عدم تطابق کارکنان با تغییرات ناشی از برنامه ریزی منابع سازمان یکی از عمده ریسکهای اجرای پروژه این سیستم در سازمان است. اما در پیاده سازی erp هزینه زیاد مشاوره برای خرید بهترین نرم افزار erp و آموزش کارکنان برای استفاده از این سیستم از آن ریسک هایی است که بسیاری از شرکتها را با وجود اهمیت برنامه ریزی منابع سازمان از تهیه و کار با نرم افزار منع می کند.

این نکته را نیز نباید فراموش کرد که اگر هنگام پیاده سازی نرم افزار erp مدیران از چالشها و مشکلات آن مطلع نباشند و یا حتی آن را نادیده بگیرند، قطعاً باید متحمل ریسک شکست پیاده سازی سیستم erp در سازمان خود شوند. از دیگر ریسک های پیاده سازی این سیستم یکپارچه می توان به موارد زیر اشاره کرد :

• تلاش زیاد و حداکثر زمان برای استقرار سیستم erp
• افزایش هزینه استقرار بیشتر از پیش بینی و محاسبات اولیه
• تغییرات بالاتر از حد تصور در فرآیندهای تجاری و اداری
• ناکافی بودن آموزش و تمرین زیر سیستم¬های نرم افزار erp
• حداکثر اطلاعات و منابع فناوری مورد نیاز در برنامه ریزی منابع سازمان

نرم افزار erp آرین سیستم

مجزا بودن نرم افزارهای کاربردی همچون نرم افزار اتوماسیون اداری، فروش و... چالشی است که این روزها بسیاری از کسب و کارها با آن مواجه هستند. نرم افزار ArianERP آرین سیستم با هدف استانداردسازی و تسریع دسترسی سازمانها به کلیه اطلاعات مالی و اداری می‎تواند تاثیر قابل توجهی در بهبود فرآیندهای سازمانی داشته باشد.

ArianERP با بکار گیری جدیدتربن فناوری های هوش مصنوعی روز، ارائه خدمات آموزشی و پشتیبانی به مشتریان و همچنین اهمیت ویژه به حقوق و رضایت مشتریان خود توانسته است که سهم قابل توجهی را در بازار نرم افزارهای سازمانی به خود اختصاص دهد و موفق به کسب گواهینامه های تضمین کیفیت IMQ ایتالیا شود.

شما عزیزان جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه قابلیت های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان می‌توانید به وب‌سایت شرکت آرین سیستم مراجعه و با کارشناسان پشتیبانی و فروش نرم افزار erp آرین سیستم با ۴۳۰۲۷-۰۲۱ در ارتباط باشید.